A governança digital passa a ocupar posição central nos projetos de modernização do setor público em 2020. Impulsionados pela necessidade de continuidade administrativa, pela pressão por transparência e pela digitalização acelerada de serviços, governos intensificam investimentos em plataformas capazes de estruturar informações, registrar decisões e garantir rastreabilidade dos atos administrativos.

O contexto é de transformação profunda. A ampliação do trabalho remoto, a digitalização de processos internos e a crescente demanda por acesso à informação expõem fragilidades históricas da administração pública, especialmente no que diz respeito à gestão documental, controle de versões e auditoria de processos. Nesse cenário, soluções de Enterprise Content Management (ECM) e Digital Asset Management (DAM) deixam de ser ferramentas operacionais e passam a ser tratadas como infraestrutura de governança.

Atuando diretamente em projetos de gestão eletrônica de documentos, compliance institucional e arquitetura de sistemas governamentais, Klyff Harlley Ferreira Toledo acompanha essa mudança a partir de experiências concretas. Em iniciativas conduzidas ao longo da última década, ele observa que a digitalização só gera valor quando vem acompanhada de regras claras de governança da informação.

“Digitalizar sem governar apenas transfere o problema do papel para o sistema. Governança digital começa quando o documento passa a ter contexto, rastreabilidade e responsabilidade associada”, analisa Klyff. Para ele, plataformas inteligentes precisam garantir não apenas acesso, mas integridade, controle e auditabilidade.

Em 2020, órgãos públicos passam a buscar soluções capazes de organizar grandes volumes de documentos, processos e dados históricos, muitas vezes dispersos em sistemas legados. A falta de padronização e de visibilidade dificulta respostas a auditorias, pedidos de informação e investigações administrativas. É nesse ponto que a governança digital se mostra decisiva para fortalecer a accountability pública.

Klyff destaca que a gestão do conhecimento também ganha relevância no setor governamental. “Não basta arquivar documentos. É preciso transformar informação em conhecimento institucional, preservando histórico, decisões e aprendizados ao longo do tempo”, afirma. Plataformas que permitem indexação inteligente, busca contextual e correlação entre documentos passam a ser vistas como instrumentos estratégicos.

A experiência prática mostra que projetos bem-sucedidos combinam tecnologia com processos claros e capacitação das equipes. Para Klyff, “a governança não está no software, mas no uso disciplinado dele. Sem regras, treinamento e responsabilidade definida, qualquer sistema perde valor”.

À medida que a transformação digital avança, a governança deixa de ser um tema restrito à área de TI e passa a envolver gestores, áreas jurídicas, controle interno e lideranças públicas. A governança digital assume protagonismo como eixo da transformação governamental. Plataformas inteligentes de gestão documental e conhecimento mostram-se fundamentais para fortalecer a transparência, apoiar a tomada de decisão e garantir accountability em um ambiente público cada vez mais digital, complexo e exigente.